La confianza: importante pero no suficiente para la gestión exitosa de equipos remotos o en teletrabajo

En estos días se habla mucho de la mejor forma de gestionar la productividad de equipos remotos. ¡Por esta razón, me atrevo a compartir una lección que me costó bastante aprender! ¡Más de 12 años y por poco, la quiebra de mi empresa!

Comencé en el 2008 gestionando un equipo disperso alrededor del mundo y al igual que los líderes que hoy comienzan a gestionar equipos dispersos geográficamente, pensé que la confianza y la gestión por resultados era la respuesta.  ¡Primer error! Esto no aplica para todos los roles.  La productividad es un término complejo y cada rol, por su naturaleza, determina la mejor forma de gestión de desempeño.  

Dentro de las compañías, los roles se pueden dividir en dos grupos:

1. Tácticos, estratégicos, gerenciales, jefaturas de área y comerciales – Son susceptibles de gestionar con base en cumplimiento de objetivos y para esto se utilizan plataformas de trabajo colaborativo que permiten hacer seguimiento al cumplimiento de dichos objetivos y te permiten visualizar la productividad con base en el cumplimiento de los mismos dentro de los tiempos estipulados.
2. Administrativos, operativos, financieros, contables, servicio al cliente: Para este tipo de roles es imprescindible el uso de lo que hoy se conoce como software de análisis de uso del tiempo laboral (como ClowdWork) porque esta información es fundamental para el establecimiento de patrones de productividad y para alinear a los miembros del equipo con aquellas actividades que realmente son prioritarias para el cumplimiento de los objetivos corporativos.
   

Para el éxito del teletrabajo o trabajo remoto se requieren 5 pilares fundamentales:

1. Confianza: Un líder debe manifestar abiertamente a su equipo que confía en él porque la confianza empodera.
2. Transparencia: Entender como un equipo usa el tiempo laboral es imprescindible para reforzar la confianza y para que un líder pueda alinear a los miembros de su equipo con las actividades que realmente aportan al cumplimiento de los objetivos de área o de la empresa.
3. ¡¡Respeto por la jornada laboral – En ambas vías!! Se espera que el equipo aporte a la empresa durante una parte significativa de la jornada laboral pero también se espera que la empresa, vele por jornadas laborales justas que respeten el sano balance entre vida laboral y personal de sus colaboradores.
4. Autogestión: Entender cómo se usa el tiempo laboral es fundamental para mejorar la autogestión.
5. Un ambiente adecuado para ser productivo – Tener un espacio laboral en el que una persona pueda concentrarse (algo muy complejo bajo la actual coyuntura en la que los hijos están en casa)

Si uno de los anteriores no se cumple, en cualquier momento, la supervivencia de la empresa o de estas nuevas formas de trabajo se verá amenazada.  ¡¡No lo digo yo!! Los invito a revisar los fracasos de trabajo remoto de la oficina de patentes de los Estados Unidos, Yahoo, ¡etc!  ¡Además, yo lo viví y por poco mi empresa se va a la quiebra!

Entonces, ahora pregunto a quienes manifiestan que la gestión por objetivos a nivel general para todas las empresas y todos los roles es la respuesta, sin necesidad de herramientas de análisis de uso del tiempo laboral:

1. ¿Cómo saben en qué está invirtiendo el tiempo su equipo para alinearlo con las actividades que agregan valor a la compañía? ¡Las prioridades del equipo no siempre son las mismas del líder!
2. ¿Cómo se aseguran que todos los miembros del equipo están aportando de manera tangible y medible al cumplimiento de los resultados? Esto al principio puede pasar inadvertido, pero llegará el momento en que, si todos no están aportando, amenazará la supervivencia de la empresa.
3. ¿Cómo pueden garantizar el respeto a la jornada laboral si desconocen totalmente los patrones de comportamiento laboral de sus equipos remotos?
4. ¿Cómo ayudan a los miembros de su equipo a mejorar su autogestión si no saben cómo se está gestionando el tiempo?
5. ¿Cómo identifican cargas laborales, si tienen la cantidad adecuada de personas en un equipo?

¡Muy seguramente no tienen la respuesta! Es por esto que, en la actualidad, implementar un software de análisis de uso del tiempo laboral es imprescindible para la sostenibilidad de las empresas.  Sobre todo, aquellas que implementan teletrabajo o trabajo remoto. ¡¡Algunas personas, por desconocimiento pueden pensar que son herramientas de monitoreo o control y no pueden estar MÁS EQUIVOCADAS!!

Un software de análisis de uso del tiempo laboral como ClowdWork permite:

1. Reforzar la confianza
2. Aportar transparencia sobre el uso del tiempo laboral permitiendo alinear a los miembros del equipo con las actividades que aportan al cumplimiento de los objetivos
3. Asegurarse de que todos los miembros del equipo están aportando de manera tangible y medible al cumplimiento de los objetivos.
4. Entender patrones de comportamiento laboral para garantizar el respeto de la jornada laboral en ambas vías – Si las empresas no velan por jornadas sanas y se mantienen jornadas laborales excesivas en el largo plazo, va a terminar teniendo impacto sobre la salud física y mental de los colaboradores y esto por supuesto, impactará la productividad y a la empresa.
5. ¡Ayudar a los miembros del equipo a mejorar su autogestión, a ser más eficientes!
6. Identificar cargas laborales y determinar el número de personas que se requieren en cada área con base en el nivel de carga laboral.
7. ¡Identificar a los miembros más y menos productivos para incentivar a los más comprometidos y ayudar a los que no lo son tanto! Bajo la actual coyuntura, hay gente que la está pasando mal y no puede ser productiva y si un líder no tiene métricas, no lo identificará fácilmente y es responsabilidad de un líder de equipos remotos ayudar a todos los miembros de su equipo.

¡¡Para finalizar un ejemplo!! ¡Si bien dije que los roles comerciales aplican para gestión de productividad con base en objetivos, en este caso VENTAS! Tenemos el caso de un cliente que adquirió unas licencias de ClowdWork, nuestro software de análisis de uso del tiempo laboral y productividad para instalarlo en su equipo comercial.  Para nosotros, algo extraño porque no lo veíamos relevante.  Sin embargo, ellos insistieron porque habían recurrido a todos los medios y no podían entender la razón para el bajo rendimiento de las ventas.  Cuando revisaron las métricas, se dieron cuenta que más de la mitad de la jornada laboral de los vendedores, la invertían en labores administrativas porque por costumbre laboral, en esa empresa cada vendedor hacía sus propias cotizaciones, llenaba reportes en el CRM, reportes de ventas, etc. Y muchos de ellos no eran hábiles para esas labores.  ¡¡Incluso, digitaban muy lento!! Cuando el gerente comercial vió que la mitad de su nómina comercial se perdía en labores administrativas, tomó la decisión de transferir esa carga administrativa a una auxiliar administrativa junior con un costo salarial significativamente menor.  Ella, además, ¡muy hábil para digitar! De esta manera, lograron liberar el 100% del equipo comercial para que se dediquen a lo que saben hacer que es vender y es lo que agrega valor a su rol! Los resultados, obviamente extraordinarios.  ¡Este es un claro ejemplo de por qué las empresas deben hacer uso de la tecnología para entender qué está haciendo su equipo y enfocarlo en lo que más agrega valor! Si bien, el uso del tiempo laboral no era determinante para juzgar si eran productivos o no, ¡si era determinante para enfocarlos en lo que más aportaba a la compañía! 

Entonces, qué esperan para revolucionar la productividad de su empresa y/o de sus equipos en trabajo remoto o teletrabajo? En ClowdWork estamos para ayudar.  Solicita ya tu prueba gratuita en el siguiente enlace: https://app.clowdwork.com/#/registryuser